グループウェア

グループウェア（Groupware または Collaborative software）とは、企業など組織内のコンピュータネットワークを活用した情報共有のためのシステムソフトウェアである。ネットワークに接続されたコンピュータ（のユーザー）同士で情報の交換や共有、またスケジュール管理等の業務に利用される様々な機能を通じて、業務の効率化を目指したものである。様々な機能が一つのシステムに統合されており、それらが有機的に結合しながらユーザにサービスを提供する。

近年では、インターネット・イントラネットの技術向上に伴い、ウェブブラウザを使用したシステムが主流になっている。このタイプはクライアント側が専用ソフトを必要としないため、ホストのみ設置すれば良く、初期投資が低く抑えられ、クライアントのオペレーティングシステムを選ばないという利点がある。

概要[編集]

グループウェアが有する主な機能は以下の通りである。

電子メール機能: 電子メールの送受信、読み書きを行える（相手が読んだかどうかも表示される）
電子掲示板（BBS）機能: 電子掲示板に書き込むことで、メッセージを交換できる
ライブラリ機能（ドキュメント共有機能）: 情報ファイル、仕様書、画像データなどを登録し、メンバー間で共有できる
スケジュール管理機能: 個人のスケジュール管理のみでなく、メンバーのスケジュールを共有、確認ができる
ワークフローシステム（電子決裁）機能: システム内で企画書や報告書などの起案－決裁ができる仕組み
会議室予約（設備予約）機能: 会議室の空き状況や予約状況、設備貸し出しなどの予約状況を管理できる。主にスケジュール機能と連動している
ファイル共有機能: システム内に資料や写真を整理し格納しておく書庫

これらはメンバーや組織ごとに利用できる範囲を設定することができる（例：同じ課のメンバーのスケジュールは閲覧できるが、他の課のメンバーのものは閲覧できない。各課から集まったプロジェクトメンバー専用の電子掲示板・ライブラリを設置する。など）。

グループウェアとコラボレーションのレベル[編集]

グループウェアは共同作業のレベルに応じて3つのカテゴリに分けることができる。

通信は、組織だっていない情報の交換と考えることができる。電話やインスタントメッセンジャー・チャットでの議論は、この一例である。
会議（または、議論のレベルが学術論文で呼ばれるのと同じようなコラボレーションのレベル）は、共通の目標に向けたインタラクティブな仕事に関係する。ブレインストーミングや投票は、この一例である。
協調は、共通の目標に向かって、複雑な相互依存を伴う仕事に関係する。これを理解するための良い比喩は、スポーツチームについて考えることである。誰もが適切なタイミングで適切なプレーを貢献するだけでなく、展開状況にプレイを調整しなければならない-しかし、誰もが別の何かをしている-のチームが勝つようにするために。共同管理とは、共通の目標に向かうための、複雑な相互依存を伴う作業である。

電子コミュニケーションツール[編集]

電子コミュニケーションツールは、人々の間でメッセージ、ファイル、データ、またはドキュメントを送信することで、情報の共有を促進する。

電子コミュニケーションツールの例：

電子会議ツール[編集]

電子会議ツールは、よりインタラクティブな方法で、情報の共有を容易にする。

電子会議ツールの例：

インターネットフォーラム（また、メッセージボードやディスカッションボードとも呼ばれる） -オンラインテキストメッセージを容易に管理するための仮想の議論プラットフォーム
オンラインチャット -リアルタイムのテキストメッセージを容易に管理するための仮想の議論プラットフォーム
インスタントメッセージ
テレフォニー - 電話は、ユーザーが相互作用することを可能にする
ビデオ会議 -ネットワーク接続されたPCの共有ビデオ信号とオーディオ信号を使って会議を行う。
データ会議 -ネットワーク接続されたPCは、一般的な共有ホワイトボードを各ユーザーが変更できる
アプリケーション共有 -ユーザは、リアルタイムで同時に、それぞれのコンピュータから共有ドキュメントまたはアプリケーションにアクセスすることができる
電子会議システム（EMS） -もともとこれらは「電子会議システム」と記載し、それらを会議室に組み込まれていました。これらの特別目的の客室には、通常、多数のPCと相互リンクビデオプロジェクターを含んでいた。しかしながら、電子会議システムは、ウェブベースの、いつでも、いくつかの場所に分散させることができる会議参加者「分散」収容する任意の場所システムに進化してきた。

共同管理（コーディネーション）ツール[編集]

共同管理ツールを使って管理することで、グループ活動を容易にする。

共同管理ツールの例：

電子カレンダー（とも呼ばれる時間管理ソフトウェア） -スケジュールイベントと自動的に通知し、グループメンバーにスケジュールを思い出させる。
プロジェクト管理システム-プロジェクトのスケジュールを追跡し、それが完了したときに、プロジェクトの各ステップをグラフ化する
オンラインプルーフィング -シェア、レビュー、承認、および設計者、顧客、クライアントとの間のウェブプルーフ、アートワーク、写真、ビデオ
ワークフローシステム -知識ベースのビジネス·プロセス内のタスクやドキュメントの共同管理
知識管理システム -収集、整理、管理、および情報のさまざまな形態を共有する
エンタープライズブックマーク -タグに協力的ブックマーキングエンジン、整理、共有し、検索企業データ
予測市場 -人々のグループが一緒に将来の出来事の結果を予測する
エクストラネットシステム（時には「プロジェクト·エクストラネット」として知られている） - （例：建物の建設を）プロジェクトの配信に関連する情報を収集、整理、管理、共有
ソーシャルソフトウェアシステムは、 -グループの社会的関係を整理
オンラインスプレッドシート -協力し、構造化データと情報を共有する
クライアントポータル -対話と専用オンライン環境でのクライアントと共有