バーチャルオフィス

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バーチャルオフィス(Virtual office、仮想オフィスとも)という表現には、現在2つの用法が存在している。

  • オフィスが果たしていた機能を代替するITインフラ、あるいは代替するサービスそのものを言う。
  • 上記とは別の文脈で、レンタルオフィスのサービス提供の形態としてバーチャルオフィスというカテゴリ。

この2つの言葉はそれぞれオフィスに必要な機能を、「実際のオフィスを必要とすることなく実現する」という意味をもった言葉である。ここで簡単にオフィスの機能を振り返ってから、2つのアプローチがどのように代替しているのかみていく。

オフィスの機能[編集]

オフィスの機能を考えてみると

執務スペース機能 
オフィスは机とイスである
内部コミュニケーション機能 
オフィスは打合せ・会議の場である
社会的連絡先機能 
オフィスは社会的な看板である
顧客応対機能 
オフィスは受付・商談・応対の場である
倉庫・物流機能 
オフィスは金庫であり物置であり郵便ポストである

というように分けることができるだろう。

この機能を一応の前提として置いた上で、以下2つのアプローチのバーチャルオフィスについて考察する。

ITインフラによるオフィスの再現[編集]

対向島型の日本の伝統的なオフィスで課長のもと男性総合職が女性事務職にお茶をついでもらう、というオフィスの形はインターネットに代表されるコミュニケーションネットワークの発達や会社内部での情報共有の電子化等によってその姿を大きく変えつつある。携帯電話の急速な普及を皮切りに、ロータスノーツサイボウズに代表されるグループウェアテレビ電話電話会議システムはもとよりSkypeなどのインターネット電話の普及がこの流れを一層後押ししており、もはやなんら特別な事ではなくなりつつある感もある。

ここでいうところのバーチャルオフィスはオフィスの機能でいうところの内部コミュニケーション機能顧客対応機能をITインフラを通じて実現することで、場所を共有しなくても仕事を一緒に進めていけるというスタイルであるといえる。

レンタルオフィスのサービス提供形態[編集]

実際に入居することなく住所・電話番号をサービスベンダーから借り受け、届いた郵便物は転送し、かかってきた電話にはオペレーターが応対するようなサービスをバーチャルオフィスという。「あたかも入居しているように」オフィスの機能が用意できることで、実際にオフィスを開設する際に発生するイニシャルコストを大幅に削減し、スペースや対応する事務社員の人件費を月額1万から5万円程度までに圧縮できる事もあって、スタートアップ時のベンチャー企業や都心部にクライアントをもつSOHOを中心に利用が広がっているサービス。最近では営業所を縮小してバーチャルオフィスに切り替える企業も増えている。ここでは先にあげたオフィスの機能の全てが一定の制限の元実現されている。(金庫・倉庫の機能も外部倉庫を組み合わせる事で解消している事業者もいる。)