バーチャルオフィス

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バーチャルオフィス(英語:Virtual office、仮想事務所のこと)とは、 1960年台米国において、事務ごとに事務所を設置していた背景と、固定電話やFAXなどの通信手段やIT通信機器がそれほど普及していなく、それらの印刷機やコピー機を含んだ事務機器を一時的に使用する目的と兼ねあって事務スペースを提供するサービスが生まれ、日本においてはオフィスが果たしていた機能を代替するITインフラ、あるいは代替するサービスであり、レンタルオフィスという名称で、サービスを提供するひとつの形態として、バーチャルオフィスが進化している。オフィスに必要な事務機器や商談、会議の場を提供している。

日本におけるオフィスの定義[編集]

執務スペース機能
オフィスは机とイスである
内部コミュニケーション機能
オフィスは打合せ・会議の場である
社会的連絡先機能
オフィスは社会的な看板である
顧客応対機能
オフィスは受付・商談・応対の場である
倉庫・物流機能
オフィスは金庫であり物置であり郵便ポストである

IT機器によるオフィスの再現[編集]

対向島型オフィスで課長のもと男性総合職が女性事務職にお茶をついでもらう、というオフィスの形はインターネットに代表されるコミュニケーションネットワークの発達や会社内部での情報共有の電子化等によってその姿を大きく変た。携帯電話の急速な普及を皮切りに、ロータスノーツサイボウズに代表されるグループウェアテレビ電話電話会議システムはもとよりSkypeなどのインターネット電話の普及がこの流れを一層後押しした。内部コミュニケーション機能顧客対応機能をITインフラを通じて実現することで、場所を共有しなくても仕事を一緒に進めていけるというスタイルに変遷した。

サービス提供形態[編集]

日本ではレンタルオフィスという名称が使われ、実際に入居することなく住所・電話番号をサービスベンダーから借り受け、届いた郵便物は転送し、かかってきた電話にはオペレーターが応対するようなサービスをバーチャルオフィスとしている。(出典:ユナイテッドオフィス)「あたかも入居しているように」オフィスの機能が用意できることで、実際にオフィスを開設する際に発生するイニシャルコストを大幅に削減し、スペースや対応する事務社員の人件費を月額1万から5万円程度までに圧縮できる事もあって、スタートアップ時のベンチャー企業や都心部にクライアントをもつSOHOを中心に利用が広がっているサービスであった。営業所を縮小してバーチャルオフィスに切り替える企業もあった。ここでは先にあげたオフィスの機能の全てが一定の制限の元実現されている。(金庫・倉庫の機能も外部倉庫を組み合わせる事で解消している事業者もいる)

変遷[編集]

一つの専業的な事務的空間から、フレキシブルに空間を提供するコワーキングスペースにまで発展した。日本の住居空間において、ビデオ会議や商談を行う場合、騒音や家族関係、情報セキュリティーの問題を孕むことがあるため、一時的な利用に留まっている。2019年新型コロナウイルス発生において、クラスター感染や移動の自粛、IT機器の高い普及率から、テレワーク(在宅勤務)が広がっている。

関連項目[編集]

外部リンク[編集]