内容証明

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内容証明(ないようしょうめい)とは、郵便物文書内容証明する特殊取扱のことである。内容証明の特殊取扱とする郵便物は、同時に書留の特殊取扱としなければならない。この郵便物は、法令上特異な存在であり、一般の郵便物とは異なるものの、法的拘束力は裁判所から送られる特別送達に比べて低い。

概要[編集]

内容証明は郵便物の差出日付、差出人、宛先、文書の内容を国の特殊会社である日本郵便株式会社が謄本により証明する制度である。つまり、「この手紙をいつ、誰に、この内容であなたが出しました」ということを国の業務委託を受けた日本郵便が証明するものであり、実はそれ以上の法的な効力が無いため、法律家の間では「ただのお手紙」と言われることが多い。ただし、日付・差出人・宛先・文書内容を国が証明したことで公文書となるため、法律で認められた「契約解除」・「債権回収」の手続き上は必要となる。このため、裁判所への提訴・調停やADR等の非訟手続、検察庁や労働基準監督署への告発といった、俗に「訴え」と言われる法的措置の前段階として常用されている。

郵便法第47条で、「内容証明の取扱いにおいては、会社において、当該郵便物の内容である文書の内容を証明する。」[1]と規定され、同条2項で「前項の取扱いにおいては、郵便認証司による第五十八条第一号の認証を受けるものとする。」と定められている。

2007年9月30日までは郵便職員はすべて公務員だったので認証にあたることができたが、郵政民営化にともない民間会社員となったため日本郵便株式会社の社員の中から総務大臣が任命する「郵便認証司」が認証することとなる。認証された文書には「この郵便物は何年何月何日第何号書留内容証明郵便物として差し出されたことを証明します。日本郵便株式会社」の文言が入ったスタンプと郵便認証司の日付印が押される。[2]

同時に配達証明も利用すると、郵便物が配達された事実の証明および配達日付の確認が可能である。内容証明を用いるような郵便物は法的紛争もしくは紛争予防のための証拠とすることを意図されることが多いため、配達証明と併用することが一般的である。

内容証明は必ず一般書留扱いとしなければならない。同時に利用できる特殊取扱には、速達本人限定引受時刻証明、配達証明、配達日指定代金引換がある。

また、電子内容証明を除けば日本郵便が配達を行う事業所のある郵便局および日本郵便が指定する一部の郵便局の窓口で差し出さなければならず、集配を行わない郵便局では受付ができない。但し、これらの受付箇所においては、通常の窓口だけではなく時間外窓口(ゆうゆう窓口)においても、2名以上の郵便認証司が執務していれば受付が可能である。

文書以外の物、例えばゆうパックを内容証明の対象とすることはできない。

内容証明はあくまでも「文書の存在とその内容を日本郵便が第三者として証明する」ものであり、記述内容の法的な正当性の有無について一切関知しないのはもちろんのこと、文書に関して紛争が生じたとしても日本郵便は当然に一切関与しない。

内容証明を出すこと自体が上記のように訴えの提起を予告するものであるから、一種の相手に対する宣戦布告であり、今後も良好な関係を継続したい場合には用いるべきではないとされており、その場合は普通郵便などで同様の内容を送ることがある。

逆に、悪徳商法業者や売掛金を言を左右にして払わない者に対して、「不法・不当なことには泣き寝入りしない」という強い意志を持っていることを相手方に伝えることで相手方の出方を牽制できるという面も大きい。[3]訴えを起こすことを予告して相手を心理的に威迫しようとする時は、更に法律家や法的機関の関与を匂わせることもある。具体的には、

  • 文面で、「法的手段を取る」「提訴する」「法的機関へ告発する」ことを述べる。
  • 法律の専門家による文書作成、代理人委任、職印の押捺[4]
  • 裁判所内の郵便局からの発送[5]

が行われている。尚、別に上記の手段を取らなければ発送できない訳ではない。また、行政機関では、内容証明の作成相談などを受け付けている。[6]

用途[編集]

基本的にはなんでも書けるのだが、主に下記のような法律がらみのトラブルの解決、特に「契約解除」・「債権回収」に用いられることが多い。[7]

料金[編集]

紙で差出す場合[編集]

  • 最初の1枚が420円、以下1枚ごとに250円を加算する。例えば3枚の場合は420+250×2=920円となる。
    • 内容証明料金に限り、料金の支払手段として切手貼付と別納(現金支払、証紙貼付)・計器別納(証紙貼付)は利用できても料金後納のみ利用ができない。

電子内容証明で差出す場合[編集]

  • 最初の1枚が380円、以下1枚ごとに348円を加算する。
    • 差出人が郵便局に出向く必要がないのと本文の文字数が無制限である反面、これと別に謄本を差出人に送付するための料金が必要。(個別送付:290円、2件以上一括送付:480円)
      • 料金の支払手段は、差出人が郵便局に出向く必要がないため、クレジットカードか新東京郵便局が利用局として承認を受けた料金後納に限られる。

様式[編集]

紙による場合[編集]

紙様式による内容証明の様式は以下のとおりである。内国郵便約款の規定による。なお、内国郵便約款は廃止された郵便規則に代わるものである。

  • 用紙は自由。約款に基づき作成されている、日本法令等が売り出している内容証明用の原稿用紙を利用すれば後述する文字数制限を使う必要はない。ただし、日本郵便での文書の保存期間は5年となるため感熱紙は使用できない。公文書にA4判が採用されてからはA4判で書くことが標準的となった。
  • 筆記具は自由。ただし手書きでの作成の場合はインクの出る筆記具を用いるのが通常である。パソコンやワープロの使用も可能である。実務上はパソコンやワープロにより、裁判文書と同様に12ポイントで作成することが多い。正本および謄本合わせて1枚あたり3通となる文書は手書きでの作成の場合はコピー、カーボン紙の利用などで謄写するのが一般的である。
  • 内容証明では使用可能な文字が限定される。
    • ひらがな・カタカナ
    • 漢字
    • 数字(算用数字・漢数字)
    • 句読点、かっこ、記号。記号は、一般的なものに限る。
    • 英字(アルファベット)は、氏名・会社名・商品名などの固有名詞のみ使用できる。たとえばJRは「ジェイアール」と書いても誤りではなく認められるが「JR」と書くことも認められる。
  • 内容証明は日本語でのみ作成可能である。
  • 内容証明の形式は自由でいいが、同時に提出しなければならない謄本2通には以下のような制限事項がある。
    • 表裏合わせてで1枚520字以内。1枚の表に520字を書いた場合、その裏に一文字でも何かを書くことは許されない。以下における1枚あたりの行数も同じ。
    • 横書き1行20文字1枚26行で作成するのが標準的である。また、以下の様式もある。
      • 縦書き1行20字以内、1枚26行以内。
      • 横書き1行13字以内、1枚40行以内。
      • 横書き1行26字以内、1枚20行以内。
    • 句読点や記号を1個1字と計算する。記号は一般的な記号に限る。単位を表す記号などは通常認められるが、カタカナで「パーセント」「キログラム」などと書く方が確実である。句読点については文末文頭にあるものも1字と数える。このため、手書きの場合は文頭に句読点が来ることもある。パソコンやワープロで文書を作成する場合禁則処理を外すか、もしくは1行の文字数を規定よりも1文字減らした設定(1行を20字にして書こうとしている場合は1行を19字に設定するということ)で文書を作成する必要がある。
    • パソコンやワープロを用いる場合、半角文字についても1字と計算する。
    • 後述する字の訂正や挿入部分は字数に数えない。
    • 行の追加挿入は認められない。
  • 内容証明が複数頁にわたる場合綴じたもののつなぎ目に契印を押す。文書自体に押印があるときはその押印と同じ印章で押印をするのが普通。
  • 郵便に付するときに正本1通と謄本2通を作成する必要がある。正本は送達され謄本の1通は日本郵便が5年間保存し、もう1通は差出人が保存するために返却される。
  • 文書以外の資料等を同封することは認められない。内容証明では文書の存在そのものが証明され、それ以外の物を同封することが認められないのである。

電子内容証明[編集]

内容証明郵便と類似の制度として、電子内容証明サービスが存在する。Microsoft Wordもしくはジャストシステム一太郎がインストールされている、インターネット環境を有するパソコンがあれば利用できる。紙による文書よりも準備する物が少なく、規則が少ない。2011年1月、Windows Vista以降に対応していなかったが、2011年4月現在、Vista、Windows 7に対応。詳しくは電子内容証明サービス(日本郵便)を参照。

関連項目[編集]

注釈[編集]

  1. ^ “[http://law.e-gov.go.jp/htmldata/S22/S22HO165.html 郵便法 (昭和二十二年十二月十二日法律第百六十五号)]”. 総務省法令データ提供システム. 2014年1月4日閲覧。
  2. ^ 総務省令の郵便法施行規則に基づく。なお、認証時に字数などの書式が内国郵便約款に沿わない場合には、同規則により差出人に訂正を指示することになっている。俗に「郵便局でも簡単なことは教えてくれる」というのはこの規則に基づくが、文章の内容は無論確認してくれるわけではないので注意を要する。文書内容は法律の専門家に聞くのが望ましい。
  3. ^ 中小企業庁「相談事例その7:内容証明郵便の出し方、支払督促制度、少額訴訟制度について」http://www.chusho.meti.go.jp/faq/jirei/jirei007.html
  4. ^ 弁護士・司法書士・行政書士が代理人になることが多い。
  5. ^ 松沢直樹『うちの職場は隠れブラックかも』三五館、2013。
  6. ^ 市役所などで行政書士会の相談が行われている。都内の役所の無料相談一覧
  7. ^ 労働問題以外は多比羅誠『内容証明の書き方と活用法』自由国民社による。
  8. ^ “辞めさせない”ブラック企業への対処法は「とにかく退職届を出して出社しないこと」、週プレニュース、櫻井英樹、2012年05月1日配信

外部リンク[編集]